Tuỳ thuộc vào tình hình hoạt động và mục tiêu cũng như quy mô của mỗi doanh nghiệp mà hệ thống nội bộ được sử dụng khác nhau. Có 5 yếu tố không thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trường kiểm soát; Biện pháp xác định rủi ro; Các yếu tố bên trong; Các yếu tố bên ngoài; Yếu tố giám sát và thẩm định.
Contents
Thứ nhất: Môi trường kiểm soát
Đây là những yếu tố của công ty/ doanh nghiệp ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ví dụ: Các nhà quản lý nhận thức về đạo đức kinh doanh và việc cần thiết lập là tổ chức bộ máy hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng có những quy định, quy chế áp dụng cho từng khía cạnh, sự việc cụ thể,. Như vậy doanh nghiệp đã ban hành các quy định cho nhân viên thực hiện đạo đức nghề nghiệp, đạo đức kinh doanh gắn liền với uy tín của doanh nghiệp.
Thứ hai: Biện pháp xác định rủi ro
Bất kì doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất phát từ các yếu tố bên ngoài cho dù doanh nghiệp này có quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị thế khác nhau. Do đó, hệ thống kiểm soát cần có hạng mục xác định rủi ro để có thể khắc phục kịp thời và xử lý triệt để nếu không may xảy ra sự cố.
Thứ ba: Các yếu tố bên trong
Các yếu tố bên trong trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là các yếu tố nội tại như: sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp; hệ thống cơ sở vật chất; hạ tầng cơ sở; bộ máy tổ chức…
Thứ tư: Các yếu tố bên ngoài
Sự tiếp nhận những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, thói quen của người tiêu dùng cùng các sản phẩm/ dịch vụ cũng như xuất hiện các yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần, đạo luật cũng như các chính sách mới.
Các doanh nghiệp nên thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn cũng như phân tích ảnh hưởng của các tác nhân bên ngoài và cả những tần suất của chúng để từ đó đưa ra các biện pháp quản lý nhằm giảm thiểu các tác hại. Sử dụng hệ thống truyền thông nội bộ của doanh nghiệp để truyền tải các thông tin đến mọi cá nhân một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ để mọi người dễ nắm bắt và thông tin đến đúng người có trách nhiệm.
Thứ năm: Yếu tố giám sát và thẩm định
Trong hệ thống kiểm soát nội bộ một trong năm yếu tố không thể thiếu chính là yếu tố giám sát và thẩm định.
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, giúp cải thiện nếu có các khiếm khuyết.
Ví dụ: Thường xuyên giám sát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá cũng như theo dõi việc tuân thủ các chuẩn mực doanh nghiệp từ lãnh đạo đến nhân viên.
Tuỳ thuộc vào tình hình hoạt động và mục tiêu cũng như quy mô của mỗi doanh nghiệp mà hệ thống nội bộ được sử dụng khác nhau. Có 5 yếu tố không thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trường kiểm soát; Biện pháp xác định rủi ro; Các yếu tố bên trong; Các yếu tố bên ngoài; Yếu tố giám sát và thẩm định.
Việc xác định những yếu tố quan trọng giúp việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, rõ ràng và áp dụng đạt được nhiều thành tựu hơn.
