Thiết lập hệ thống mục tiêu, kỳ vọng công việc/ KPI là gì ? Các bước thiết lập ra sao ? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết này.
Thiết lập các mục tiêu công việc
Đến với bước đầu tiên: thiết lập các mục tiêu công việc hay còn gọi là KPI, vậy KPI là gì, nó có quan trọng và nhất thiết phải có hay không ?
KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, định tính, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước.
Vậy KPI có quan trọng không ? Câu trả lời là có, rất quan trọng và vì sao nó lại quan trọng như vậy ? Vì các lí do sau:
- KPI giúp tổ chức biết : có đang đi đúng hướng, thực hiện đúng sứ mệnh của mình không ?
- KPI là công cụ quản lý hiệu quả để kiểm soát tiến độ thực hiện các mục tiêu chiến lược.
KPI định hướng và ưu tiên những hành vi cần thiết phù hợp với tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược của tổ chức.
Các bước xây dựng KPT
Để xây dựng KPI, chúng ta thực hiện 5 nội dung sau đây
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Có 2 phương pháp chính:
– Thứ nhất : Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc. Vậy nguyên tắc là gì ? Nội dung sau chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhé.
Và theo phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.
Ưu điểm: các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao và hể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Nhược điểm của phương pháp này: nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.
– Thứ 2 là : Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp.
Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng
Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng.
Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này.
Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs
– KPIs của bộ phận:
Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
– KPIs cho từng vị trí chức danh:
KPIs cho từng vị trí phải được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, phải bảo đảm nguyên tắc SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.
Bước 4: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số
Bước 5: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
Khi xây dựng hệ thống KPI trong đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:
- S – Specific: Mục tiêu cụ thể
- M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
- A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
- R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Và ở đây tôi cũng có 1 vài lưu ý với bạn khi xây dựng KPI như sau:
Thứ nhất, cần phải thực tiễn:
- Có nghĩa là, phải phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp và mang tính khả thi cao.
- Bắt nguồn từ chiến lược và tập trung vào sự cải tiến.
- Có liên quan với một mục tiêu rõ ràng.
Thứ 2, Không nên đặt quá nhiều KPI
- Việc sử dụng nhiều KPI sẽ không mang nhiều ý nghĩa nếu chúng không được sử dụng và truyền đạt thường xuyên
- Thông thường chỉ nên có 5-8 KPI cho 1 vị trí công việc
Thứ 3, các KPI Cần nhất quán (để duy trì và cải tiến trong tương lai)
Và cần cụ thể, liên quan trực tiếp tới một mục tiêu cụ thể.
Thiết lập hệ thống mục tiêu, kỳ vọng công việc/ KPI là gì ? Các bước thiết lập ra sao? đã được Proateco tư vấn chi tiết trong nội dung bài viết. Chắn chẵn những kiến thức này sẽ giúp ích hiệu quả trong việc lập kế hoạch và quản lý bản thân và công việc của bạn. Chúc bạn thành công.
